§ 1 Anbieter, Vertragspartner und berechtigte Benutzer
Anbieter der unter der Internetadresse revodocs.de sowie zugehöriger Subdomains angebotenen Leistungen (im Folgenden „Dienst“) ist:
revobytes UG (haftungsbeschränkt)
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
E-Mail: info@revodocs.de
(im Folgenden „Anbieter“).
- Die Leistungen werden auf Grundlage dieser Nutzungsbedingungen und des jeweiligen individuellen Angebots erbracht. Individuell vereinbarte Regelungen haben Vorrang. Abweichende Bedingungen des Vertragspartners finden keine Anwendung, sofern der Anbieter ihrer Geltung nicht ausdrücklich zugestimmt hat.
- Der Dienst richtet sich ausschließlich an Schulen, schulische Einrichtungen und deren Beschäftigte. Vertragspartner des Lizenzvertrags ist die im individuellen Angebot bezeichnete Schule, Einrichtung oder deren Träger. Berechtigte Benutzer sind die im Rahmen der vereinbarten Benutzerlizenzen zugelassenen Lehrkräfte und Beschäftigten. Als „Schule“ im Sinne dieser Vereinbarung gilt jede Bildungseinrichtung, die mit einer eigenen Schulnummer geführt wird.
- Die Nutzung durch Beschäftigte derselben Schule ist im Rahmen der vereinbarten Lizenzen zulässig. Jede Benutzerlizenz ist einem individuellen Benutzerkonto zugeordnet. Eine gemeinsame Nutzung desselben Benutzerkontos durch mehrere Personen ist nicht vorgesehen.
- Eine gewerbliche Weiterveräußerung oder sonstige Überlassung des Dienstes außerhalb des vereinbarten Nutzerkreises ist ohne vorherige Zustimmung des Anbieters unzulässig.
§ 2 Leistungen des Anbieters
- Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem individuellen Angebot, der bei Vertragsschluss geltenden Leistungsbeschreibung sowie diesen Nutzungsbedingungen.
- Eine Einrichtungsgebühr wird nicht erhoben. Die reguläre Einrichtung umfasst die gemeinsame Schulkonfiguration, die Einrichtung der Benutzerzugänge, die Auswahl vorhandener Vorlagen und die Einführung in die wichtigsten Arbeitsschritte. Ein Standardimport von Schüler- und Klassendaten über unterstützte Importformate sowie die in der Anwendung bereitgestellte interaktive Schulung sind enthalten.
- Bereits vorhandene Vorlagen einschließlich der Vorlagen aus dem Vorlagenkatalog können ohne zusätzliche Kosten genutzt werden. Individuelles Customizing, die Erstellung schuleigener Vorlagen, individuelle Datenaufbereitung, die Übernahme alter Zeugnisarchive und zusätzliche persönlich durchgeführte Kollegiumsschulungen werden bei Bedarf gesondert angeboten. Leistungsumfang, Entgelt, Bereitstellung und Zahlungsfälligkeit werden vor der Beauftragung vereinbart.
- Jede Benutzerlizenz enthält für jedes bezahlte Lizenzjahr KI-Guthaben für die Erstellung von bis zu 1.000 Texten. Das bezahlte Lizenzjahr beginnt mit dem vereinbarten Beginn der regulär bezahlten Lizenzperiode. Höhe und verbleibender Stand des Guthabens sind innerhalb der Anwendung einsehbar.
- Nicht verbrauchtes KI-Guthaben bleibt beim Wechsel in das nächste Lizenzjahr erhalten. Dies gilt sowohl für enthaltenes als auch für zusätzlich erworbenes Guthaben. Die jährliche Zuteilung erfolgt zusätzlich zum vorhandenen Restguthaben. Das Guthaben ist dem jeweiligen Benutzerkonto zugeordnet. Für den Verfall des Guthabens bei einer vom Benutzer veranlassten endgültigen Löschung seines Benutzerkontos gilt § 5 Absatz 6.
- Der Vertragspartner verpflichtet sich, die für die Angebotserstellung und Lizenzierung erforderlichen Angaben, insbesondere zur Anzahl der Schulen und benötigten Benutzerzugänge, vollständig und wahrheitsgemäß mitzuteilen. Änderungen sind dem Anbieter unverzüglich anzuzeigen.
- Bei falschen oder unvollständigen Angaben kann der Anbieter eine Anpassung des Angebots oder der Lizenzierung verlangen. Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Zugang nach vorheriger Ankündigung vorübergehend gesperrt werden.
- Zusätzliche kostenlose Leistungen, die nicht Bestandteil des vereinbarten Leistungsumfangs sind, werden freiwillig bereitgestellt. Auf ihre dauerhafte Bereitstellung besteht kein Anspruch. Die ausdrücklich vereinbarten Leistungen einschließlich Einrichtung, Standardimport, interaktiver Schulung, Vorlagennutzung und KI-Guthaben bleiben hiervon unberührt.
- Der Anbieter darf anonymisierte Nutzungsdaten, die keinen Rückschluss auf einzelne Personen ermöglichen, zur Verbesserung des Dienstes und für interne Produktanalysen verwenden. Eine Nutzung personenbezogener Daten zu Werbezwecken erfolgt nur nach ausdrücklicher Einwilligung.
§ 3 Angebot und Vertragsschluss
- Eine Anfrage über die Website, per E-Mail oder auf einem anderen Kommunikationsweg ist unverbindlich und stellt noch kein Angebot zum Abschluss eines Lizenzvertrags dar.
- Auf Grundlage der mitgeteilten Angaben erstellt der Anbieter ein individuelles Angebot. Dieses enthält insbesondere den vereinbarten Leistungsumfang, die benötigten Lizenzen, die anfallenden Entgelte, die vereinbarten Laufzeiten, die Zahlungsbedingungen und die Gültigkeitsdauer des Angebots.
- Der Lizenzvertrag kommt zustande, wenn das individuelle Angebot innerhalb der darin genannten Frist durch eine hierzu berechtigte Person in Textform angenommen wird.
- Der Anbieter bestätigt den Vertragsschluss und richtet die vereinbarte Schulumgebung und Benutzerzugänge ein oder führt eine bereits bestehende Testumgebung weiter.
- Schul- und Benutzerlizenzen werden ausschließlich auf Rechnung erworben. Ihre Zahlungsabwicklung erfolgt nicht über PayPal. Die Zahlungsfälligkeit ergibt sich aus dem individuellen Angebot.
- Berechtigte Benutzer können über das bereits enthaltene Guthaben hinaus zusätzliches KI-Guthaben innerhalb der Anwendung im eigenen Namen erwerben. Der Kauf erfolgt unabhängig vom Lizenzvertrag der Schule. Das erworbene Guthaben wird ausschließlich dem Benutzerkonto des kaufenden Benutzers zugeordnet; ein Erwerb für die gesamte Schule ist derzeit nicht vorgesehen.
- Die Zahlungsabwicklung für zusätzliches KI-Guthaben erfolgt über den Zahlungsdienstleister PayPal. Dabei können die im jeweiligen Zahlungsvorgang angebotenen Zahlungsarten genutzt werden, beispielsweise PayPal, Lastschrift oder Kreditkarte.
- Ein Kaufvertrag über das ausgewählte zusätzliche KI-Guthaben kommt zustande, sobald der Benutzer den kostenpflichtigen Kauf bestätigt und die Zahlung erfolgreich abgeschlossen wurde. Nicht verbrauchtes Guthaben bleibt gemäß § 2 Absatz 5 erhalten.
§ 4 Testphase
- Schulen können revodocs für eine Dauer von acht Wochen kostenfrei mit vollem Funktionsumfang testen. Individuelle Leistungen nach § 2 Absatz 3 sind nur enthalten, wenn sie gesondert vereinbart wurden.
- Die Testphase wird persönlich begleitet. Sie umfasst eine gemeinsame Einführung, einen Testdurchlauf mit passenden vorhandenen Vorlagen, einen Zwischencheck und ein Abschlussgespräch. Regulärer Support bei Fragen steht während der Testphase zur Verfügung.
- Für die Nutzung der KI-gestützten Funktionen erhält jedes berechtigte Benutzerkonto während der Testphase ein einmaliges KI-Startguthaben. Die Höhe und das verbleibende Guthaben sind innerhalb der Anwendung einsehbar.
- Die Testphase endet automatisch nach Ablauf der acht Wochen. Sie verlängert sich nicht automatisch und geht ohne ausdrückliche Annahme eines Angebots nicht in einen Lizenzvertrag über.
- Wird ein anschließender Lizenzvertrag geschlossen, kann die bestehende Schulumgebung weitergeführt werden. Dies gilt auch für einen vereinbarten kostenfreien Übergang im Rahmen des Wechselangebots nach § 4a. Vorhandene Daten und nicht verbrauchtes KI-Guthaben bleiben bei der Fortführung erhalten.
- Während der Testphase sowie innerhalb von vier Wochen nach deren Ablauf kann die Schule ihren Account eigenständig beenden. Dabei werden die in der Testumgebung gespeicherten Schülerdaten, Zeugnisinhalte und sonstigen Eingaben unmittelbar gelöscht.
- Wird keine weitere Nutzung vereinbart und der Account nicht eigenständig beendet, bleiben die Inhalte der Testumgebung nach Ablauf der Testphase noch maximal vier Wochen gespeichert. Während dieses Zeitraums bleibt die eigenständige Account-Beendigung möglich. Anschließend werden der Account und die Inhalte der Testumgebung automatisch gelöscht.
- Von der Löschung ausgenommen sind ausschließlich Geschäftsunterlagen, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, beispielsweise Rechnungen für separat beauftragte Leistungen oder aufbewahrungspflichtige geschäftliche Korrespondenz. Diese Unterlagen werden im gesetzlich erforderlichen Umfang und für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt. Die Schülerdaten und Zeugnisinhalte der Testumgebung werden hiervon nicht erfasst.
- Die Testphase kann pro Schule grundsätzlich einmal in Anspruch genommen werden. Ein Anspruch auf ihre Bereitstellung besteht nicht.
§ 4a Wechselangebot und kostenfreier Übergang
- Schulen mit einer bereits bezahlten, noch laufenden Lizenz einer bisherigen Zeugnissoftware können nach der Testphase ein individuelles Wechselangebot erhalten. Der bloße Einsatz einer anderen Software begründet keinen Anspruch auf einen Übergangsvorteil.
- Als Nachweis genügt eine Rechnung oder Lizenzbestätigung mit Schulname und bezahltem Lizenzzeitraum. Nicht benötigte Angaben können geschwärzt werden. Fehlt der Zeitraum, kann eine ergänzende Bestätigung des bisherigen Anbieters vorgelegt werden.
- Der vereinbarte kostenfreie Übergang schließt an die Testphase an. Er entspricht höchstens der zu diesem Zeitpunkt verbleibenden, bereits bezahlten Restlaufzeit der bisherigen Lizenz und ist auf sechs weitere Monate begrenzt. Bei kürzerer Restlaufzeit endet er entsprechend früher. Läuft die bisherige Lizenz während der Testphase aus, entfällt der zusätzliche Übergang.
- Bei mehr als sechs Monaten bezahlter Restlaufzeit kann ein Folgetermin vereinbart werden, sobald die Restlaufzeit sechs Monate beträgt. Eine längere kostenfreie Überbrückung ist nicht vorgesehen.
- Voraussetzung für den kostenfreien Übergang ist die verbindliche Annahme des individuellen Wechselangebots. Dieses nennt Beginn und Ende des Übergangs, Beginn der regulär bezahlten Lizenzperiode, Lizenzumfang, Entgelte und Zahlungsfälligkeiten. Eine spätere Verlängerung der bisherigen Lizenz verlängert den vereinbarten Übergang nicht.
- Während des kostenfreien Übergangs erhält jedes lizenzierte Benutzerkonto zusätzliches KI-Guthaben. Dessen Umfang wird zeitanteilig aus dem regulären Jahresguthaben und der vereinbarten Übergangsdauer berechnet und im Wechselangebot angegeben. Bei sechs Monaten entspricht die Zuteilung der Hälfte des regulären Jahresguthabens. Vorhandenes Restguthaben bleibt erhalten.
- Nach dem kostenfreien Übergang beginnt die regulär bezahlte Lizenzperiode von zwölf Monaten. Zu deren Beginn wird das reguläre jährliche KI-Guthaben gemäß § 2 Absatz 4 zugeteilt. Nicht verbrauchtes Guthaben aus Testphase und Übergang bleibt erhalten.
- Individuelles Customizing und weitere gesondert beauftragte Leistungen werden unabhängig vom kostenfreien Übergang berechnet. Ihre Zahlung kann zum vereinbarten Wechselzeitpunkt erfolgen. Maßgeblich ist das im jeweiligen Angebot genannte Zahlungsdatum.
§ 5 Vertragsdauer und Kündigung
- Die regulär bezahlte Lizenzperiode beträgt zwölf Monate. Ihr Beginn und Ende ergeben sich aus dem individuellen Angebot. Ein vereinbarter kostenfreier Übergang nach § 4a geht dieser Periode voraus und verkürzt sie nicht. Der Lizenzvertrag kommt bereits mit Annahme des Angebots zustande.
- Nach Ablauf der regulär bezahlten Lizenzperiode verlängert sich der Vertrag jeweils um weitere zwölf bezahlte Lizenzmonate, sofern er nicht spätestens vier Wochen vor Ablauf der jeweiligen Lizenzperiode gekündigt wird. Ein zuvor gewährter kostenfreier Übergang wird bei einer Verlängerung nicht erneut gewährt.
- Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
- Jede Kündigung bedarf der Textform, beispielsweise per E-Mail. Soweit der Anbieter innerhalb des Dienstes eine elektronische Kündigungsfunktion bereitstellt, kann diese alternativ genutzt werden.
- Nach Vertragsende werden die Schulumgebung und die darin gespeicherten Schülerdaten, Zeugnisinhalte und sonstigen Eingaben spätestens innerhalb von vier Wochen gelöscht. Gesetzlich aufzubewahrende Geschäftsunterlagen werden davon getrennt im erforderlichen Umfang und für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt.
- Veranlasst der Benutzer die endgültige Löschung seines Benutzerkontos, verfällt das diesem Konto zugeordnete, noch vorhandene KI-Guthaben. Dies gilt sowohl für enthaltenes als auch für zusätzlich erworbenes Guthaben. Eine Auszahlung oder Rückerstattung aufgrund der freiwilligen Kontolöschung ist nicht vorgesehen. Gesetzliche Widerrufs-, Gewährleistungs- und Erstattungsansprüche bleiben unberührt.
§ 6 Entgelt und Zahlungen
- Für die Nutzung von revodocs gilt das im individuellen Angebot vereinbarte Entgelt. Alle Preise verstehen sich einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern im Angebot nichts anderes angegeben ist.
- Das Entgelt für die vereinbarten Lizenzen und Leistungen ist im Voraus für die jeweilige Vertragslaufzeit zu zahlen.
- Verlängert sich der Vertrag, wird das Entgelt mit Beginn des neuen Vertragszeitraums fällig.
- Werden während eines laufenden Vertragszeitraums zusätzliche Benutzerlizenzen benötigt, werden diese ab dem Monat ihrer Bereitstellung anteilig bis zum Ende des laufenden Vertragszeitraums berechnet. Angefangene Monate werden vollständig berechnet.
- Die Anzahl der Benutzerlizenzen kann jederzeit innerhalb der Anwendung reduziert werden. Die Reduzierung wird erst zum Beginn des nächsten Vertragszeitraums wirksam. Für den laufenden Vertragszeitraum erfolgt keine anteilige Erstattung oder Gutschrift.
- Die gewünschte Anzahl der Benutzerlizenzen für den folgenden Vertragszeitraum ist spätestens vier Wochen vor dessen Beginn innerhalb der Anwendung anzupassen. Erfolgt keine rechtzeitige Anpassung, wird für den folgenden Vertragszeitraum die bisher vereinbarte Anzahl zugrunde gelegt.
- Die Zahlung der vertraglich vereinbarten Lizenzen und Leistungen erfolgt auf Rechnung. Für den Erwerb zusätzlichen KI-Guthabens gelten die innerhalb der Anwendung angezeigten Zahlungsmöglichkeiten.
- Gerät der Nutzer in Zahlungsverzug, ist der Anbieter nach vorheriger Mahnung berechtigt, den Zugang zum Dienst vorübergehend zu sperren und Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen.
- Änderungen der Lizenzpreise gelten ausschließlich für zukünftige Vertragszeiträume. Der Anbieter informiert den Vertragspartner mindestens sechs Wochen vor Beginn des neuen Vertragszeitraums in Textform. Ist der Vertragspartner mit der Preisänderung nicht einverstanden, kann er den Vertrag bis zum Beginn des neuen Vertragszeitraums kündigen.
- Jede Schule erhält einmal pro Schuljahr ein kostenfreies KI-Startguthaben, das den berechtigten Benutzern der Schule zur Verfügung steht. Die Höhe und das verbleibende Guthaben werden innerhalb der Anwendung angezeigt.
- Nach Verbrauch des kostenfreien KI-Guthabens kann jeder Benutzer innerhalb seines eigenen Accounts KI-Guthaben für die eigene Nutzung erwerben. Die verfügbaren Guthabenpakete, Preise, Zahlungsbedingungen und weiteren Kaufinformationen werden vor Abschluss des Kaufs innerhalb der Anwendung angezeigt.
- Ohne ausreichendes KI-Guthaben stehen die KI-gestützten Funktionen nicht zur Verfügung. Die Nutzung aller übrigen Funktionen von revodocs bleibt davon unberührt.
§ 7 Nutzungsrechte
- Der Anbieter räumt dem Nutzer für die Dauer der Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung des Dienstes revodocs ein, soweit dies zur bestimmungsgemäßen Nutzung erforderlich ist.
- Eine Vervielfältigung, Verbreitung oder sonstige über die vertragsgemäße Nutzung hinausgehende Verwendung der Software ist nicht gestattet.
- Sämtliche Rechte an der Software, den Inhalten und der technischen Infrastruktur verbleiben beim Anbieter.
§ 8 Geheimhaltung und Zugangsdaten
- Der Nutzer verpflichtet sich, Zugangsdaten streng vertraulich zu behandeln und den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn der Verdacht besteht, dass unbefugte Dritte Kenntnis davon erlangt haben.
§ 9 Verfügbarkeit und Störungen
- Der Anbieter stellt den Dienst mit einer durchschnittlichen Verfügbarkeit von 99,0 % im Kalendermonat bereit.
- Wartungsarbeiten von bis zu 6 Stunden pro Kalendermonat sind zulässig. Diese können werktags zwischen 22:00–6:00 Uhr sowie sonntags und an Feiertagen zwischen 6:00–12:00 Uhr durchgeführt werden. Wartungsarbeiten werden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt.
- Die Verantwortung des Anbieters beschränkt sich auf den Übergabepunkt zum öffentlichen Internet. Für Ausfälle außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters wird keine Haftung übernommen.
- Der Nutzer verpflichtet sich, Störungen oder Fehlfunktionen unverzüglich zu melden, um eine zeitnahe Behebung zu ermöglichen.
§ 10 Digitaler Assistent
- Der Anbieter stellt auf der Website einen KI-gestützten digitalen Assistenten zur Beantwortung allgemeiner Fragen zu revodocs sowie zu den angebotenen Leistungen zur Verfügung.
- Die Antworten des KI-Assistenten werden automatisiert erzeugt und dienen ausschließlich der allgemeinen Information. Sie stellen keine verbindliche Beratung oder Zusicherung bestimmter Eigenschaften oder Funktionen dar.
- Der Nutzer verpflichtet sich, keine sensiblen oder personenbezogenen Daten, insbesondere Schüler-, Gesundheits- oder sonstige vertrauliche Informationen, in den KI-Assistenten einzugeben.
- Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit, Aktualität oder Fehlerfreiheit der durch den KI-Assistenten erzeugten Antworten.
§ 11 Sperrung und Vertragsbeendigung
- Bei einem Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen oder bei Zahlungsverzug kann der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung vorübergehend sperren. Dies gilt nicht, wenn eine sofortige Sperrung zum Schutz des Dienstes, anderer Nutzer oder gespeicherter Daten erforderlich ist.
- Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen kann der Anbieter den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen. Dem Vertragspartner wird zuvor Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben, sofern dies unter Berücksichtigung der Umstände zumutbar ist.
§ 12 Haftung
- Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
- Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
- Eine weitergehende Haftung über die in den Absätzen (1) und (2) genannten Fälle hinaus, insbesondere für mittelbare Schäden oder entgangenen Gewinn, ist ausgeschlossen.
- Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste, soweit der Nutzer keine angemessenen Datensicherungen vorgenommen hat.
§ 13 Datenschutz
- Für die Nutzung des Dienstes gelten ergänzend die Bestimmungen der Datenschutzerklärung unter https://revodocs.de/datenschutz-dsgvo.
- Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze und nur soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
- Der Nutzer bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die von ihm eingegebenen Inhalte und Daten. Sofern der Nutzer personenbezogene Daten von Schülern, Lehrkräften oder Dritten verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter abzuschließen.
- Soweit der Nutzer den auf der Website bereitgestellten KI-Assistenten verwendet, gelten ergänzend die Hinweise in der Datenschutzerklärung zum Einsatz des KI-Assistenten und zur Verarbeitung der hierbei übermittelten Daten.
§ 14 Änderungen der Bedingungen
- Der Anbieter kann diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an rechtliche oder technische Entwicklungen erforderlich ist.
- Änderungen werden dem Nutzer mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt.
- Änderungen, die wesentliche Rechte oder Pflichten des Vertragspartners betreffen, bedürfen seiner ausdrücklichen Zustimmung. Rein redaktionelle Änderungen sowie Anpassungen, die aufgrund zwingender gesetzlicher Vorgaben erforderlich sind und den Vertragspartner nicht unangemessen benachteiligen, können nach vorheriger Mitteilung vorgenommen werden. Der Anbieter weist auf das Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens besonders hin.
§ 15 Schlussbestimmungen
- Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
- Erfüllungsort und – soweit gesetzlich zulässig – Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters.
- Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.
